Senior Business Unit Administrator / Office Manager (40-60%)

Basel
Part-time


Zur Ergänzung unseres Büros in Basel suchen wir ein/e erfahrene/r Senior Business Unit Administrator / Office Manager in Teilzeit. Bringen sie Erfahrung in den Bereichen Personal, Finanzen/Buchhaltung, Projektkontrolle und Bürounterhalt mit? Kommunizieren sie gerne in Englisch, Deutsch und Französisch mit Kunden und Mitarbeitern? Möchten sie Teil eines wachsenden Teams werden und für reibungslose Abläufe sorgen? Dann melden sie sich bei uns!

ALTERSIS Performance ist das führende IT Performance Consulting Unternehmen in EMEA, welches aus dem Schweizer Performance Engineering Pionier Sword Performance Solutions (ehemals adhoc International) und den beiden Performance Testing Einheiten der Altersis Group in Frankreich entstanden ist: Scopteam und Valid’IT.
Wir sind über 70 IT-Performance-Spezialisten und verfügen über mehr als 15 Jahre Projekt-Erfahrung in den Bereichen Performance Engineering, New Generation Monitoring Architecture and Transformation, Application Performance Management sowie Application Performance Audit & Optimisation.
Wir sind Teil der ALTERSIS-Gruppe und haben Niederlassungen in Frankreich, der Schweiz und Nordafrika (Tunesien und Marokko).
Wir erbringen unsere Beratungs- und Ingenieurdienstleistungen für die führenden Finanzorganisationen und grossen öffentlichen Verwaltungen in der Schweiz. Das Büro in Basel ist der Hauptsitz unserer Aktivitäten in der Schweiz, Tunesien und Marokko mit rund 40 Mitarbeitern.

Rollenbeschreibung
Als Business Unit Administrator / Office Manager ist es Ihr Ziel, das Backoffice und die Geschäftsaktivitäten des Unternehmens zu koordinieren und zu sichern. Diese Rolle hat eine zentrale, funktionsübergreifende Verantwortung für den reibungslosen Betrieb unseres Unternehmens und trägt wesentlich zum strategischen Wachstum und Ausbau unseres erfolgreichen Geschäfts bei. Sie berichten direkt an unseren Business Unit Director und arbeiten eng mit unserer Business Unit Assistant, den Managing Consultants und Teamleitern zusammen.

Verantwortlichkeiten

Personalwesen

  • Sie halten die Mitarbeiterinformationen auf dem neuesten Stand, elektronisch und physisch
  • Unterstützung bei monatlichen und vierteljährlichen Abschlüssen (Sozialversicherungen, etc.)
  • Administrative Unterstützung der lokalen Teammitglieder, z.B. bei Neueinstellungen
  • Onboarding unserer Ressourcen in Kundenprojekte, Bestellung von IT-Geräten, etc.
  • Koordination der Arbeitserlaubnis-Anträge von internationalen, neuen Mitarbeitern

Project Management Office

  • Sicherstellung der pünktlichen und korrekten Befüllung der Stundenzettel der Berater auf Wochen- und Monatsbasis
  • Erstellen von Berichten zur Projektkontrolle (Budget, Kosten, Marge, etc.)

Finanzgeschäft

  • Koordination der monatlichen Abschlüsse und Finanzanalyse, Abstimmung mit Vorgesetzten/anderen Personen
  • Koordination des Abschlusses mit externer Buchhaltung
  • Koordination der Rechnungsstellung

Verwaltung

  • Office Management & Rezeption
  • Veranstaltungsmanagement
  • Reise- und Kalendermanagement
  • Sicherstellen, dass sich die gesamte Bürofläche in einem professionellen Zustand befindet. Organisation der erforderlichen professionellen Dienstleistungen, um das korrekte Erscheinungsbild zu gewährleisten
  • Telefondienst für die primäre Kontakttelefonnummer für Kunden
  • Sicherstellung der professionellen Kommunikation mit Mitarbeitern, Partnern, Kunden, Lieferanten und der öffentlichen Verwaltung

Unterstützung bei der Personalbeschaffung

  • Unterstützung (Screening von Lebensläufen) des Recruiting Managers bei der Beschaffung von Lebensläufen aus internen und externen Recruiting-Kanälen sowie bei der Koordination von Meetings und Einstellungsverfahren

Anforderungen

  • Formale Ausbildung/Abschluss in Betriebswirtschaftslehre oder kaufmännische Lehre
  • Nachgewiesene Erfahrung in der Büroleitung, im administrativen oder assistierenden Bereich
  • Kenntnisse der kaufmännischen und finanziellen Grundsätze und Praktiken
  • Fähigkeit, mehrere und unterschiedliche Aufgaben zu übernehmen, zu priorisieren und die Zeit effizient zu verwalten
  • Gespür für Zahlen
  • Offene und proaktive Persönlichkeit – Bereitschaft, sich mit Menschen nach innen und aussen zu beschäftigen
  • Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch, Deutsch und Französisch
  • Diskretion und Vertraulichkeit
  • Kenntnisse in Microsoft Office und anderen Tools für die Zusammenarbeit (z.B. Google Apps, Confluence & JIRA)
  • Kenntnisse in Buchhaltungssoftware (z.B. Sage) und ERP-Systemen (z.B. Navision, Dynamics) von Vorteil

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